Les 5 claus de la planificació i organització d'esdeveniments

Temps de lectura: 4 minuts

Un esdeveniment et permet congregar al teu p√ļblic objectiu entorn d'una celebraci√≥ o activitat d'entreteniment. Encara que existeixen diversos formats i activitats sobre les quals enfocar el teu esdeveniment, hi ha algunes pautes que sempre haur√†s de complir en la seva planficaci√≥n i organitzaci√≥ perqu√® sigui un √®xit.

Per a ser més pràctics, anirem recorrent aquests 5 passos sobre la base d'un esdeveniment esportiu. Com en la majoria dels grans esdeveniments enfocats cap a l'oci i l'entreteniment, quan organitzis un esdeveniment esportiu, hauràs de centrar-te en la cerca de patrocinadors que rendibilitzin la teva carrera, torneig, competició o masterclass. A més, hauràs d'obtenir els permisos necessaris de l'Ajuntament corresponent o instal·lació per a celebrar-lo.

√Čs per aix√≤ que et recomanem seguir aquestes 5 claus sobre la base de la nostra experi√®ncia planificant i organitzant esdeveniments esportius. Aquestes, t'ajudaran a focalitzar-te en el m√©s important, mentre que la resta de tasques segueixen una execuci√≥ de forma organitzada.

organiser un événement sportif

1. Coneix bé el format que vagis a executar, en el nostre cas, l'esport

No sols t'enfrontes a una gran diversitat de disciplines esportives, sinó també a una varietat de modalitats considerable. Pots optar per un esdeveniment de curta durada, organitzant des d'un torneig de diversos dies, amb les seves variables corresponents, fins a una jornada esportiva. D'altra banda, pots optar per una competició o rànquing de llarga durada amb diversos esdeveniments esportius connectats entre si.

El més aconsellable és que, a mesura que vagis guanyant experiència, vagis provant formats nous d'aquells esports que més domines. Posteriorment, podràs provar noves modalitats esportives de la mà d'experts o professionals d'aquest esport, que t'ajudin a tenir en compte aquests detalls que els usuaris demandaran en aquest nínxol esportiu.

Savoir organiser un événement sportif

2. Defineix la figura del coordinador del teu esdeveniment o contracta a un expert.

Com comentàvem al principi, necessitaràs a un responsable per a aquelles tasques en les quals aportis menys valor, i així centrar-te en el realment important, com són els patrocinis, permisos i estratègia de captació d'usuaris.

Per a això, et recomanem contractar una persona que te de suport en la logística del teu esdeveniment esportiu. Les seves tasques i responsabilitats han d'estar definides a la perfecció:

  • Gesti√≥ dels recursos materials, com per exemple, les pilotes de p√†del, premis, c√°tering i trofeus en un torneig de p√†del.
  • Muntatge i desmuntatge del material fonamental per a l'execuci√≥ de l'esdeveniment, com el muntatge de lones, megafonia, tanques, arcs i balizaje d'una carrera popular.
  • Gesti√≥ del personal de suport de l'esdeveniment.

En moltes ocasions, podr√†s confiar aquestes tasques en una persona relacionada amb les instal¬∑lacions on se celebri l'esdeveniment o en un professional de l'esport en q√ľesti√≥, que tingui experi√®ncia en la planificaci√≥ i organitzaci√≥ d'esdeveniments.

coordinador-deportivo

3. Estableix l'objectiu del teu esdeveniment abans de realitzar la previsió econòmica.

Pots optar per un objectiu de negoci, intentant treure una rendibilitat econòmica a l'esdeveniment, o bé per un objectiu estratègic, amb la qual arribar a una gran massa d'usuaris. Aquesta decisió vindrà determinada depenent de si el teu objectiu és comunicar una novetat, tenir més presència de marca o treure rendiment econòmic directe de l'acció.

A l'hora de planificar i organitzar la resta de tasques del teu esdeveniment esportiu, aquest objectiu marcarà decisions importants com la de captar patrocinadors en major o menor mesura.

planification d'un événement sportif

4. Pensa en l'experi√®ncia de l'usuari ‚Äúabans, durant i despr√©s‚ÄĚ de l'esdeveniment.

Tamb√© conegut com a ‚Äúviatge del client‚ÄĚ o Customer Journey, aquest proc√©s et donar√† les expectatives que tindr√† el teu usuari i en quins moments pots sorprendre'l amb una cosa diferent.

Ajuda't d'un usuari professional de l'esport perquè et digui com es viu des de dins, i planifica amb ell totes les tasques a realitzar. Serà fonamental que compleixis amb les expectatives en aquells punts crítics de l'esdeveniment.

5. Defineix i calendariza la teva estratègia de captació.

Això pansa per saber a la perfecció en quins canals comunicaràs als teus usuaris potencials que el teu esdeveniment esportiu arrenca… en quins mitjans apareixeré?, apareixeré en xarxes socials amb una campanya de pagament o a través dels col·laboradors?, aplicaré algun descompte especial a usuaris que ja van participar en esdeveniments anteriors?, quan considero que és la meva data límit per a obtenir un mínim de participants?

Són preguntes que han d'estar contestades en planificar i organitzar el teu esdeveniment esportiu, i les quals et faran seguir un calendari organitzat.

Organitza el teu esdeveniment!

Crea una experi√®ncia esportiva √ļnica gr√†cies a la nostra ajuda. Ens ocupem de tota la planificaci√≥, organitzaci√≥ i execuci√≥ perqu√® sigui un veritable cas d'√®xit.

Scroll to Top