I 5 step chiave della pianificazione ed organizzazione di eventi

Un evento ti consente di radunare il tuo pubblico di interesse attorno ad una festa o ad un'attività di intrattenimento. Sebbene ci siano diverse attività e modalità su cui focalizzare il tuo evento, ci sono alcune linee guida che devi sempre rispettare nella tua pianificazione e organizzazione affinché l'evento abbia successo.

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Per essere più pratici, seguiremo questi 5 passaggi basati su un evento sportivo. Come nella maggior parte dei grandi eventi incentrati sul tempo libero e sull'intrattenimento, quando organizzi un evento sportivo, dovrai concentrarti sulla ricerca di sponsor che renderanno redditizia la tua gara, torneo, competizione o masterclass. Inoltre, dovrai ottenere i permessi necessari per svolgere l'evento dal Consiglio Comunale o dalla struttura corrispondente.

Ecco perché ti consigliamo di seguire questi 5 step chiave in ​​base alla nostra esperienza nella pianificazione e organizzazione di eventi sportivi. Questi ti aiuteranno a concentrarti su ciò che è più importante, mentre il resto delle attività si svolgono in modo organizzato.

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1) Conoscere bene il format che si andrà ad trattare, nel nostro caso lo sport.

Non solo ci sono una grande diversità di discipline sportive, ma anche una notevole varietà di modalità. Puoi scegliere un evento a breve termine, organizzando qualsiasi cosa, da un torneo di più giorni, con le relative variabili, a una giornata sportiva. Si può invece optare per una competizione a lungo termine o una classifica con più eventi sportivi collegati tra loro.

La cosa più consigliabile è che, una volta acquisita una certa esperienza con un determinato sport, provi a sperimentare eventi dello sport ma con nuove modalità. Successivamente, potrai provare nuove discipline sportive con l'aiuto di esperti o professionisti del settore, che ti aiuteranno a tenere conto di quei dettagli che gli utenti richiederanno in quella nicchia sportiva.

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2. Definisci il coordinatore del tuo evento o assumi un esperto se necessario.

Come accennato all'inizio, avrai bisogno di una persona responsabile delle mansioni minori, in modo tale da poterti concentrare su ciò che è veramente importante, come sponsorizzazioni, permessi e strategia di acquisizione degli utenti.

Per questo, ti consigliamo di assumere una persona che ti supporti nella logistica del tuo evento sportivo. I suoi compiti e le sue responsabilità devono essere perfettamente definiti:

  • Gestione del materiale necessario, come palline da tennis, premi, catering e trofei in un torneo di padel.
  • Montaggio e smontaggio del materiale fondamentale per l'esecuzione dell'evento, come il montaggio di teloni, impianto acustico, transenne, segnaletica e traguardo di arrivo per una corsa popolare.
  • Gestione del personale di appoggio all'evento.

In molte occasioni è possibile affidare questi compiti a una persona legata alle strutture in cui si svolge l'evento o ad un professionista dello sport in questione, che abbia esperienza nella pianificazione e nell'organizzazione di eventi.

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3. Stabilisci l'obiettivo del tuo evento prima di fare una previsione economica.

Puoi scegliere un obiettivo di business, cercando di ottenere un ritorno economico dall'evento, oppure un obiettivo strategico, con cui raggiungere una grande massa di utenti. Questa decisione sarà determinata a seconda che il tuo obiettivo sia quello di comunicare una novità, avere più visibilità del marchio o ottenere una performance economica diretta dall'evento stesso.

Quando pianifichi e organizzi il resto degli aspetti del tuo evento sportivo, questo obiettivo segnerà decisioni importanti come ad esempio attirare sponsor in misura maggiore o minore.

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4. Pensa all'esperienza dell'utente "prima, durante e dopo" l'evento.

Conosciuto anche come "Customer Journey", questo processo ti darà le aspettative che avrà il tuo utente e quando potrai sorprenderlo con qualcosa di diverso.

Aiutati da un utente sportivo professionista che ti racconti come viene vissuto dall'interno e in prima persona, e pianifica con lui tutti i passi da svolgere. Sarà essenziale soddisfare le aspettative in quei punti critici dell’evento.

5. Definisci e pianifica la tua strategia di reclutamento.

Questo avviene sapendo perfettamente in quali canali comunicherai ai tuoi potenziali clienti che avrà luogo il tuo evento sportivo… in quali media apparirò? Apparirò sui social con una campagna pubblicitaria a pagamento o tramite collaboratori? Applicherò uno sconto speciale agli utenti che hanno già partecipato a eventi precedenti? Quando pensi di fissare la scadenza per le iscrizioni per ottenere un numero minimo di partecipanti?

Sono domande a cui devi rispondere quando pianifichi e organizzi il tuo evento sportivo, e che ti faranno seguire un calendario organizzato.

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