Les 5 clés pour planifier et organiser un événement sportif
Un événement vous permet de rassembler votre public cible autour d'une célébration ou d'une activité de divertissement. Indépendamment du format et de l'activité choisis, il existe certaines lignes directrices à respecter afin de planifier et organiser un événement sportif avec succès.
Dans le but de vous apporter des informations réellement pratiques, nous allons parcourir ces 5 clés en prenant l'exemple d'un événement sportif. Comme pour la plupart des grands événements axés sur les loisirs et le divertissement, pour organiser un événement sportif, vous devrez vous concentrer sur la recherche de sponsors pour rentabiliser votre course, tournoi, compétition ou masterclass. En outre, vous devrez obtenir les autorisations nécessaires auprès de la mairie ou de l'établissement correspondant.
C'est pourquoi nous vous recommandons de suivre ces 5 clés basées sur notre expérience de la planification et de l'organisation d'événements sportifs. Ils vous aideront à vous concentrer sur les choses les plus importantes, tandis que le reste des tâches suivra une exécution organisée.
1) Bien connaître le format que vous allez utiliser, dans notre cas, le sport.
Tout d'abord, vous êtes non seulement confronté à un large éventail de disciplines sportives, mais aussi à une variété considérable de modalités. Vous pouvez opter pour organiser un événement sportif de courte durée, en organisant aussi bien un tournoi de plusieurs jours, avec ses variables correspondantes, qu'une journée sportive. D'autre part, vous pouvez vous tourner vers une compétition ou un classement de longue durée avec plusieurs épreuves sportives liées les unes aux autres.
Quoi qu'il en soit, il est conseillé, à mesure que vous gagnez en expérience, d'essayer de nouveaux formats parmi les sports que vous dominez le plus. Ensuite, vous pouvez essayer de nouvelles modalités sportives avec l'aide d'experts ou de professionnels de ce sport, qui vous aideront à prendre en compte les détails que les utilisateurs vont demander dans cette niche sportive.
2. Définissez le rôle de votre coordinateur d'événement ou engagez un expert.
Comme nous l'avons mentionné au début, vous aurez besoin d'un responsable pour les tâches dans lesquelles vous apportez moins de valeur, afin de pouvoir vous concentrer sur ce qui est vraiment important, comme les parrainages, les autorisations et la stratégie d'acquisition d'utilisateurs.
Pour cela, nous vous recommandons d'engager une personne pour vous soutenir dans la logistique de votre événement sportif. Ses tâches et responsabilités doivent être parfaitement définies:
- Gestion des ressources matérielles, telles que les balles de padel, les prix, la restauration et les trophées dans un tournoi de padel.
- Montage et démontage du matériel fondamental pour l'exécution de l'événement, comme le montage de bâches, la sonorisation, les barrières, les arches et les balises pour une course populaire.
- Gestion du personnel de soutien de l'événement.
Dans de nombreuses occasions, vous pouvez confier ces tâches à une personne liée aux installations où se déroule l'événement. Mais vous pouvez aussi avoir recours à un professionnel du sport en question, qui a de l'expérience dans la planification et l'organisation d'événements sportifs.
3. Établissez l'objectif de votre événement avant de faire les prévisions économiques.
En ce domaine, vous pouvez opter soit pour un objectif commercial, en essayant d'obtenir un retour économique sur l'événement; ou soit pour un objectif stratégique, avec lequel vous pouvez atteindre une grande masse d'utilisateurs. Cette décision sera déterminée selon que votre objectif est de communiquer une nouveauté, d'avoir une plus grande présence de la marque ou d'obtenir une performance économique directe de l'action.
En résumé, cet objectif marquera toutes les décisions importantes telles que l'attraction plus ou moins grande de sponsors au moment de planifier et organiser votre événement sportif.
4. Pensez à l'expérience de l'utilisateur "avant, pendant et après" l'événement.
Également connu sous le nom de "parcours du client", ce processus vous donnera les attentes de votre utilisateur et le moment où vous pourrez le surprendre avec quelque chose de différent.
Pour cela, faites-vous aider par un professionnel du sport qui vous dira ce qu'il en est de l'intérieur, et planifiez avec lui toutes les tâches à effectuer. Il sera essentiel que vous répondiez aux attentes à ces différents moments critiques de l'événement.
5. Définissez et planifiez votre stratégie de recrutement.
À ce sujet, il s'agit de savoir parfaitement sur quels canaux vous allez communiquer à vos utilisateurs potentiels que votre événement sportif commence... dans quels médias vais-je apparaître? Vais-je apparaître sur les réseaux sociaux avec une campagne payante ou par le biais de collaborateurs? Vais-je appliquer une réduction spéciale aux utilisateurs qui ont déjà participé à des événements précédents? Quel est mon délai pour obtenir un nombre minimum de participants?
Ce sont des questions auxquelles il faut répondre pour planifier et organiser un événement sportif réussi, et qui vous permettront de suivre un calendrier organisé.
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