Si quieres trabajar organizando eventos deportivos necesitas conocer los pasos para hacerlo.

Ganar dinero organizando eventos deportivos no es algo complejo.

Lo primero que debemos puntualizar es que depende de lo que consideremos "dinero" y en segundo lugar lo que para nosotros sea "complejo".

Está claro que, si pretendes ganar dinero organizando eventos y no trabajarlos, no empezamos bien. Esto no quiere decir que no se pueda delegar, por supuesto, pero delegar no implica "no trabajar" sino trabajar en cosas que aporten más valor.

Los pasos necesarios para que la gestión de un evento deportivo sea rentable podemos dividirlos en 3 bloques. Dentro de cada uno de estos bloques vamos a conocer diferentes consejos a tener en cuenta para conseguir un evento rentable tanto si hablamos de un evento pequeño como de un evento de mayores dimensiones.

Gana dinero como organizador de eventos siguiendo estos pasos:

#1 DISEÑO DEL EVENTO

Antes de comenzar y ponernos manos a la obra con nuestros eventos debemos hacer una buena planificación que es la que nos asegurará la viabilidad del proyecto.

• • SELECCIONA UN RESPONSABLE

Tanto si vas a ser tú, como si alguien lo va a hacer por ti, esa persona debe dirigir completamente el evento. En el momento en el que no tengamos en cuenta esa figura de director del evento empezarán los problemas.

• • NORMATIVA

Lejos de parecer algo que no tiene que ver con la rentabilidad de un evento, es clave que todo el mundo tenga claras las normas. Te ahorrarás muchas horas de tu personal explicando, retrasos en el evento, o incluso pérdidas económicas

• • RECURSOS MATERIALES

Define muy bien cuales serán los materiales que tienes que comprar y a quién debes comprárselo para desarrollar eficientemente tu trabajo organizando eventos deportivos. Ten siempre la perspectiva de ahorro económico pero no disminuyas la calidad. Además, más adelante hablaremos de como encontrar patrocinadores para sufragar estos costes. Una buena idea en este punto es contar con la ayuda del ayuntamiento o el gobierno de la localidad ya que ellos cuentan con mucho material que puede ahorrarte muchos costes.

• • RECURSOS HUMANOS

Este es un de los puntos clave si quieres trabajar en la organización de eventos deportivos. A la hora de contar con personal de apoyo para el evento es clave que seas creativo para encontrar diferentes fórmulas.

Por ejemplo, en el caso de que decidas organizar una carrera popular, es muy importante que cuentes con voluntarios. Los voluntarios son personas que viven tu evento desde la organización. Puedes preparar una experiencia también para ellos sin tener que aportar un contraprestación económica.

Yo he visto auténticos equipos de voluntarios que generan comunidad e incluso estaban dispuestos a pagar por trabajar organizando eventos deportivos y vivir la experiencia. Es muy probable que haya clubes runners o asociaciones de corredores de donde puedas rescatar voluntarios a cambio de participaciones en el evento o descuento para el resto de la escuela.

También es muy interesante que cuentes con ONGs y asociaciones ya que te ayudarán en la captación, que veremos después y su implicación será extraordinaria en el evento ayudando con tareas sencillas de ejecución que te ahorrarán un coste.

• • PREVISIÓN ECONÓMICA

No tienes que ser un experto contable para tener controlados todos los gastos e ingresos que puede suponer tu evento. Es importante para saber si puedes ganar dinero organizando un evento deportivo que no falles en este punto.

Una relación detallada de los costes fijos, los variables y unas estimaciones muy conservadoras de la venta de entradas y patrocinios.

Además, este documento de previsión económica es un documento vivo, esto quiere decir que debes revisarlo y actualizarlo continuamente para conocer la situación en cuanto a la rentabilidad de tu evento.

Un simple Excel puede salvarte de muchos disgustos y sorpresas en la creación de tu evento deportivo.

#2 ESTRATEGIAS DE CAPTACIÓN

La principal vía de ingresos de un evento viene definida por los tickets o entradas al evento y las aportaciones de patrocinadores o sponsors. Por ello vamos a conocer ambas.

• • CAPTACIÓN DE PARTICIPANTES

Lo primero que debes tener claro es la cifra objetivo para tu evento y también la fecha en la que debes haber conseguido al menos el 80% para ir bien en tus plazos. Esto lo hacemos para pasar a una estrategia más agresiva si vemos que no llegamos al volumen de tickets vendido o por lo menos tener una referencia.

Cuando hablamos de captar participantes y muchas formas de hacerlo.

 

• • Promoción local offline: Dossieres, flyers u otros materiales. También podemos incluir en este punto las campañas locales de radio y prensa.

• • Empresas, organizaciones y asociaciones locales. ¿Has pensado la cantidad de posibilidades que puedes ofrecerle a una empresa con tu evento deportivo? Una de las estrategias que mejor funciona es montar particpaciones con descuento para grupo e incluirles la serigrafía de las camisetas (por ejemplo en las carreras) y esto vendérselo a las empresas para que lo usen como estrategia de dinamización y fidelización de equipos.

• • Redes sociales y Google Ads: La redes sociales nos permiten llegar a mucha gente. No solo tienes la opción de invertir en publicidad sino también la opción de dinamizar una comunidad de seguidores y pedirles ayuda para atraer a más participantes con descuentos y sorteos. En el caso de la publicidad, puedes segmentar mucho e impactar solo al segmento de población que te interese cuyas aficiones coincidan con la naturaleza de tu evento.

• • Incluir tu carrera en ranking o circuitos ya existentes que puedan ayudarte a maximizar la captación. Esto siempre es buena idea cuando tengas claro que puede repercutir en las inscripciones pero piensa que todo suma.

• • Fidelizar. Esto es obvio y muy necesario. Si no es la primera vez que organizas un evento deportivo similar al que tienes entre manos, lo primero que debes hacer es empezar a escribir a todos los participantes de ediciones anteriores. Utiliza descuentos por buenos clientes y otro tipo de promociones para que se sientan cuidados de manera especial por ser participantes recurrentes.

• • Comprar BBDD de terceros. Esto es un poco especial y debes tener mucho cuidado a quién y cómo compras los datos de potenciales participantes pero si tienes claro la fuente y la calidad de la BBDD puedes probarlo. Te recomiendo trabajar a CPA (Coste por adquisión) que quiere decir que pagas al proveedor cuando se realicen las ventas de los tickets. Tu margen se va a reducir pero reduces el riesgo.

 

• • CAPTACIÓN DE PATROCINADORES

Esta es otra de las piezas clave en las que debemos centrarnos si queremos ganar dinero y trabajar organizando eventos deportivos. Son muchos los tipos de eventos que puedes patrocinar y que pueden llegar a ser la principal vía de ingresos del evento. No la pierdas de vista.

En cualquier caso ten claro que debes ser muy creativo a la hora de proponer un patrocinio deportivo. Las marcas ya no quieren visibilidad únicamente.

Poner su logo aquí o allí y colgar una lona o pancarta con su marca, está genial para la foto pero no te quedes ahí. Se creativo y busca la forma de conectar con la audiencia de manera directa.

Se trata de realizar una buena activación de la marca que de alguna manera interactúe con los asistentes y hagan que estos perciban ciertos valores que la marca quiere reflejar. Acompañar esto de algún sorteo o regalo puede ayudarte incluso a potenciarlo.

 

#3 EJECUCIÓN SIN DESVIACIONES

Esto te puede parecer obvio pero la operativa debe salir realmente bien para que no haya desviaciones ni tengas que reducir tu margen por cometer errores durante la ejecución. Para ello la mejor recomendación que te podemos dar es:

• • MÉTODO

En Sportmadness llevamos años ayudando a empresas a lanzar sus negocios de gestión deportiva y una de las primeras herramientas que les enseñamos a utilizar es un gestor de proyectos que les ayuda con la organización de tareas durante todo el evento deportivo.

En tu caso, si nunca has realizado el evento deportivo te aconsejamos que estés muy atento a los pasos que vas dando, lo anotes y crees tu propio porceso para próximos eventos deportivos.

También puedes solicitarnos información para  abrir una franquicia con nosotros y utilizar nos solo el gestor de proyectos sino todas las herramientas desarrolladas para gestores deportivos.

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