Comment organiser une course populaire : 7 clés pour un événement réussi
Ces dernières années, les courses populaires sont devenues un phénomène qui passionne de plus en plus de personnes en raison de leur format simple et parce qu'elles sont accessibles à tous.
Si vous envisagez d'organiser une course populaire, vous vous êtes rendu compte qu'il y a de nombreux aspects à prendre en compte pour éviter les contretemps. Quelles sont les étapes à suivre pour assurer le succès de l'événement ? Voici un petit guide pour vous aider à l'organiser.
1) Quels types de courses populaires existe-t-il?
Il existe différentes options. Normalement, une course populaire se déroule dans un environnement urbain, sur une surface pavée, et a une distance comprise entre 1 et 12 kilomètres. Bien que la distance du parcours puisse être fixée en fonction de ce que l'organisateur considère, les plus courantes sont les courses de 5 km et 10 km. Ces courses permettent aux participants de se rapprocher du monde de la course à pied ou de se tester sur une distance plus importante, comme la course de 10 km.
Pour ces deux types de courses populaires, l'organisation est plus simple, surtout si le lieu est une petite ville. C'est pourquoi les coûts associés sont moins élevés. Les courses de 5 km sont plus adaptées aux événements caritatifs et aux coureurs débutants de tout âge qui souhaitent s'initier à ce sport.
En revanche, elles sont moins attrayantes pour les coureurs plus expérimentés qui, désireux d'améliorer leurs performances, rechercheront une course de 10 km ou plus. Ils sont destinés aux coureurs qui ont plus d'expérience dans ce sport et sont moins recommandés pour les événements récréatifs ou caritatifs.
2) Quel est votre objectif ?
Tout d'abord, posez-vous la question suivante : pourquoi voulez-vous organiser une course populaire? Vous devrez être clair sur votre objectif:
- pour que votre course soit financièrement rentable
- générer un impact
Si vous voulez que votre course soit une source d'affaires, vous devrez avant tout tenir compte de la capacité à attirer des participants, de la capacité à contacter des fournisseurs et des parrainages ou collaborations que vous pourrez réaliser. N'oubliez pas que les coûts liés à une course sont importants et que vous devrez veiller dans ce cas à sa rentabilité.
Si votre objectif est de faire connaître votre marque ou de travailler avec des clients spécifiques, vous devrez vous soucier de couvrir les coûts prévus. Pour ce faire, vous devrez évaluer quel type de course choisir : 5km, 10km ou les deux, et à partir de là, définir les catégories : Junior, Promis, Senior, Vétérans (cette catégorie devrait avoir des distinctions tous les 10 ans d'âge).
3) Où, comment et quand
Pour organiser une course, vous devez obtenir la collaboration du conseil municipal ou de la ville. Premièrement, parce que pour fixer une date, vous devrez savoir quels événements sont déjà prévus ; deuxièmement, parce que vous aurez besoin de permis, de ressources, de services médicaux et de sécurité, etc. En outre, la collaboration du conseil municipal vous aidera à obtenir davantage d'utilisateurs.
4) Permis, services et assurances
Comme nous l'avons déjà souligné plus haut, dans les courses populaires, il est indispensable d'obtenir les autorisations nécessaires auprès de la mairie, car il s'agit d'un événement qui se déroule généralement sur le domaine public. Il est nécessaire de s'organiser à temps pour demander les permis, car chaque mairie/municipalité a des procédures et des délais différents. Tous les conseils ne disposent pas de procédures structurées, et il peut être plus difficile de contacter la personne ou le service qui vous intéresse.
Une fois les autorisations demandées, ce sera le tour des services nécessaires (police municipale, ambulances) afin que la course puisse être organisée avec toutes les garanties de sécurité. Enfin, nous évaluerons le type d'assurance à souscrire, en dehors de l'assurance responsabilité civile qui est obligatoire.
5) Resources
Une fois la date de la course fixée, vous devrez anticiper pour obtenir toutes les ressources nécessaires à temps. Certaines sont essentielles, tandis que d'autres peuvent être incluses en fonction du type d'expérience que vous souhaitez offrir à l'utilisateur.
- Indispensables : ruban adhésif, dossards, assurance accident, rafraîchissements, prix, arcs de signalisation de départ/arrivée (ou autres formes de signalisation), chronométrage, ressources humaines (personnel avant, pendant et après la course pour les différents domaines et fonctions).
- Facultatif : T-shirts, matériel d'entreprise, pack de bienvenue, personnel tel que conférenciers et photographes, matériel audiovisuel (musique ou divertissement pendant la course).
6) Communication avec les participants
Si, d'une part, la promotion de la course dans les médias locaux et les sites web du secteur est très importante avant l'événement et après pour diffuser les résultats obtenus, il ne faut pas oublier notre principal client : les inscrits à la course!
Il est important qu'ils reçoivent l'e-mail de confirmation et toutes les informations nécessaires (le jour de l'événement, les instructions, les conditions en cas de non-participation, le retrait des dossards, etc.) Vous pouvez décider d'envoyer des emails successifs avec des nouvelles du monde de la course à pied, des plans d'entraînement, des défis et tout ce qui peut vous motiver en vue du jour de l'événement.
En outre, tout type d'altération ou de modification de la course doit être communiqué à l'avance. Et après la course? Remerciez les participants et envoyez les liens nécessaires pour consulter les notes et le matériel multimédia.
7) Après la course
Une fois l'événement terminé, il est important de collecter des données sur les résultats et de communiquer les points forts de la course.
Il est conseillé de publier des photos et des publications sur les médias sociaux pour remercier les coureurs et les sponsors, et de diffuser des communiqués de presse aux médias intéressés pour obtenir de nouveaux investissements dans les futurs événements. En ce sens, il est important de recueillir les réactions sur les aspects positifs et négatifs.
Une bonne idée est d'envoyer une enquête d'évaluation aux coureurs. Il est également conseillé d'en faire un pour les sponsors.
Vous voulez organiser une course populaire mais vous ne savez pas par où commencer ni qui vous soutenir ? Chez Sportmadness, nous vous aidons à chaque étape et nous vous permettons d'atteindre n'importe quel point grâce à notre structure de délégation. Dites-nous quel est votre objectif et nous concevrons une course sur mesure pour vous.
Organisez votre propre course de fun!
Connectez-vous avec vos clients grâce au sport
