Come organizzare una gara popolare: 7 passi per un evento di successo
Negli ultimi anni, le gare popolari si sono trasformate in un fenomeno che appassiona sempre più gente per il loro formato semplice e per essere alla portata di chiunque.
Se stai pensando di organizzare una gara popolare, ti sarai reso conto che ci sono molti aspetti da considerare per evitare problemi. Quali sono i passi da seguire per assicurarci un evento di successo? Qui ti forniamo una piccola guida che ti aiuterà ad organizzarlo.
1) 1. Che tipo di gare popolari esistono?
Ci sono diverse opzioni. Di solito una corsa popolare si svolge in un ambiente urbano, su una superficie asfaltata, e ha una distanza compresa tra 1 e 12 chilometri. Nonostante la distanza del percorso possa essere stabilita in base a ciò che l'organizzatore ritiene migliore, le più comuni sono le corse di 5 km e 10 km. Queste gare permettono ai partecipanti di avvicinarsi al mondo del running o di mettersi alla prova con una distanza un po' più considerevole come quella di 10km.
Per questi due tipi di corse popolari l'organizzazione è più semplice, soprattutto se la sede è una piccola città. Per questo motivo i costi associati sono più bassi. Le gare di 5 km sono più adatte per eventi di solidarietà e corridori principianti di qualsiasi età che vogliono avvicinarsi a questo sport.
Al contrario, sono meno attraenti per i runner più esperti, che, volendo migliorare i loro risultati, cercheranno una corsa di 10 o più chilometri. Queste si rivolgono a corridori che hanno una maggiore esperienza in questo sport ed è meno consigliabile per eventi di svago o di beneficenza.
2) Quale è il tuo obiettivo?
Prima di tutto, poniti la seguente domanda: perché vuoi organizzare una corsa popolare? Devi avere chiaro se il tuo obiettivo è:
- trarre un profitto economico dalla tua corsa
- generare un impatto
Se vuoi che la tua competizione sia fonte di business, dovrai considerare soprattutto la capacità di attrarre iscritti, la capacità di contattare fornitori e sponsorizzazioni o collaborazioni che sarai in grado di realizzare. Ricorda che i costi legati a una gara sono importanti e dovrai assicurarti in questo caso la loro redditività.
Se il tuo obiettivo è generare notorietà di marca (brand awarness) o lavorare con clienti specifici, dovrai preoccuparti di coprire i costi previsti. Per questo è necessario valutare che tipo di gara scegliere: se 5km, 10km o entrambe, e da lì definire le categorie previste: Junior, Promessa, Senior, Veterani (questa categoria dovrebbe avere distinzioni ogni 10 anni di età).
3) Dove, come e quando
Per organizzare una gara dovrai contare sulla collaborazione del Comune della città o del Municipio di competenza. In primo luogo, perché per stabilire una data è necessario conoscere gli eventi già previsti, e in secondo luogo, perché avrai bisogno di permessi, risorse, servizi medici e di sicurezza, etc. Inoltre, la collaborazione del Comune ti aiuterà a trovare più utenti.
4) Permessi, servizi e assicurazioni
Come abbiamo già detto, nelle competizioni popolari è indispensabile ottenere i permessi necessari da parte del Comune, in quanto si tratta di un evento che di solito si svolge sul suolo pubblico. È necessario organizzarlo in tempo per richiedere i permessi, poiché ogni Comune/Provincia ha procedure e tempi diversi. Non tutti i comuni hanno procedure strutturate, e può essere più difficile contattare la persona o il dipartimento di vostro interesse.
Una volta richiesti i permessi, sarà il turno dei servizi necessari (Polizia Municipale, ambulanze) affinché la competizione sia organizzata con tutte le garanzie di sicurezza. Infine, si valuterà quale tipo di assicurazione stipulare, oltre alla responsabilità civile che è obbligatoria. Infine, si valuterà quale tipo di assicurazione stipulare, oltre alla responsabilità civile che è obbligatoria.
5) Risorse
Scelta la data della gara, è necessario muoversi in anticipo per ottenere tutte le risorse necessarie con i tempi dovuti. Alcuni sono indispensabili, mentre altri possono essere inclusi in base al tipo di esperienza che si desidera offrire all'utente.
- Indispensabili: nastro segnaletico/recinzioni, pettorine, assicurazione infortuni, ristorazione, premi, archi segnaletici di uscita e di destinazione (o altre forme di segnaletica), cronometraggio, risorse umane (personale prima, durante e dopo la gara per le diverse zone e funzioni).
- Facoltativi: magliette, materiale aziendale, welcome pack, personale come speaker e fotografi, materiale audiovisivo (musica o intrattenimento durante la gara).
6) Comunicazione con i partecipanti
Se, da un lato, prima dell'evento, la promozione della gara attraverso i media locali e il web del settore è molto importante, dall’altra parte, per diffondere i risultati raggiunti, non bisogna dimenticare il nostro cliente principale: gli iscritti alla gara!
È importante ricevere correttamente l’e-mail di conferma e tutte le informazioni necessarie (il giorno dell'evento, le istruzioni, le condizioni in caso di mancata partecipazione, la raccolta di pettorine ecc.). Potrai decidere di inviare e-mail successive con notizie sul mondo del running, piani di allenamento, sfide e tutto ciò che possa motivare in vista del giorno dell'evento.
Inoltre, qualsiasi tipo di variazione o modifica della gara deve essere comunicata in anticipo. E dopo la gara? Ringraziare i partecipanti e inviare i link necessari per consultare i risultati e il materiale multimediale.
7) Dopo la gara
Una volta concluso l'evento è importante raccogliere dati sui risultati e comunicare i punti salienti della gara.
Si consiglia di pubblicare sui social media, foto e pubblicazioni per ringraziare i partecipanti e gli sponsor, e diffondere comunicati stampa ai media interessati per ottenere nuovi investimenti in eventi futuri. In questo senso è importante raccogliere il feedback degli aspetti positivi e negativi.
Una buona idea è quella di inviare un sondaggio di valutazione ai corridori. Si consiglia anche di farne uno per gli sponsor.
Vuoi organizzare una gara popolare, ma non sai da dove iniziare o su chi appoggiarti? In Sportmadness ti aiutiamo in ogni passo e ti permettiamo di raggiungere qualsiasi traguardo grazie alla nostra struttura per delega. Dicci qual è il tuo obiettivo e progetteremo una competizione su misura.
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