Wie man einen Volkslauf organisiert: 7 Schlüssel für ein erfolgreiches Rennen
In den letzten Jahren haben sich Volksläufe zu einem Phänomen entwickelt, für das sich immer mehr Menschen begeistern, weil sie so einfach und für jeden zugänglich sind.
Wenn Sie darüber nachdenken, einen Volkslauf zu organisieren, werden Sie feststellen, dass es viele Aspekte zu beachten gibt, um sicherzustellen, dass es keine Rückschläge gibt.
Welche Schritte sind zu beachten, um eine erfolgreiche Veranstaltung zu gewährleisten?
Hier ist ein kleiner Leitfaden, der Ihnen bei der Organisation helfen soll.
1) Welche Arten von Volksläufen gibt es?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten. Ein Volkslauf findet in der Regel in einer städtischen Umgebung auf einer asphaltierten Fläche statt und hat eine Länge zwischen 1 und 12 Kilometern. Die Streckenlänge kann nach dem Ermessen des Veranstalters festgelegt werden, am häufigsten werden jedoch 5 km und 10 km gelaufen. Diese Läufe ermöglichen es den Teilnehmern, sich der Welt des Laufsports anzunähern oder sich an einer etwas längeren Strecke, wie dem 10-km-Lauf, zu versuchen.
Bei diesen beiden Arten von Volksläufen ist die Organisation einfacher, vor allem wenn der Veranstaltungsort eine Kleinstadt ist. Aus diesem Grund sind die damit verbundenen Kosten geringer. Die 5-km-Läufe eignen sich eher für Wohltätigkeitsveranstaltungen und für Laufanfänger jeden Alters, die mit dem Sport beginnen möchten.
Andererseits sind sie für erfahrenere Läufer, die ihre Leistung verbessern wollen, weniger attraktiv, da sie einen Lauf von 10 km oder mehr suchen. Sie richten sich an erfahrenere Läufer und sind weniger für Freizeit- oder Wohltätigkeitsveranstaltungen geeignet.
2) Was ist das Ziel des Rennens?
Stellen Sie sich zunächst einmal die folgende Frage:
Warum wollen Sie einen Volkslauf veranstalten? Sie müssen sich darüber im Klaren sein, was Ihr Ziel ist:
- Einen wirtschaftlichen Gewinn mit Ihrem Rennen zu erzielen
- Wirkung erzeugen
Wenn Sie möchten, dass Ihr Rennen zu einer Geschäftsquelle wird, müssen Sie vor allem die Fähigkeit, Teilnehmer anzuziehen, die Fähigkeit, mit Lieferanten in Kontakt zu treten und die Sponsoren oder Kooperationen, die Sie durchführen können, berücksichtigen. Denken Sie daran, dass die mit einem Rennen verbundenen Kosten wichtig sind und Sie in diesem Fall Ihre Rentabilität sicherstellen müssen, obwohl Sie immer von den steuerlichen Vorteilen des Sportsponsorings profitieren können.
Wenn Ihr Ziel darin besteht, die Marke bekannt zu machen oder mit bestimmten Kunden zu arbeiten, müssen Sie sich Gedanken über die Deckung der zu erwartenden Kosten machen. Dazu müssen Sie entscheiden, welche Art von Rennen Sie wählen: 5 km, 10 km oder beides, und dann die Kategorien festlegen: Junior, Promis, Senior, Veteranen (diese Kategorie sollte immer 10 Jahre fassen).
3) Wo, wie und wann
Um ein Rennen zu veranstalten, benötigen Sie die Unterstützung der Stadt oder Gemeinde. Erstens, weil Sie wissen müssen, welche Veranstaltungen bereits geplant sind, um einen Termin festzulegen, und zweitens, weil Sie Genehmigungen, Ressourcen, medizinische und Sicherheitsdienste usw. benötigen. Außerdem wird Ihnen die Zusammenarbeit mit der Stadtverwaltung helfen, mehr Teilnehmer zu gewinnen.
4) Genehmigungen, Dienstleistungen und Versicherungen
Wie bereits erwähnt, ist es bei Volksläufen unerlässlich, die erforderlichen Genehmigungen von der Stadtverwaltung einzuholen, da es sich um eine Veranstaltung handelt, die in der Regel auf öffentlichem Grund stattfindet.
Es ist notwendig, sich rechtzeitig um die Beantragung der Genehmigungen zu kümmern, da jedes Rathaus/jede Gemeinde unterschiedliche Verfahren und Fristen hat. Nicht alle Räte haben strukturierte Verfahren, und es kann schwieriger sein, mit der Person oder der Abteilung, die Sie interessiert, Kontakt aufzunehmen.
Sobald die Genehmigungen beantragt sind, sind die notwendigen Dienste (Stadtpolizei, Krankenwagen) an der Reihe, damit das Rennen mit voller Sicherheitsgarantie organisiert werden kann. Schließlich werden wir prüfen, welche Art von Versicherung - abgesehen von der obligatorischen Haftpflichtversicherung - abgeschlossen werden sollte.
5) Ressourcen
Sobald das Datum des Rennens feststeht, müssen Sie vorausschauend handeln, um alle erforderlichen Mittel rechtzeitig zu beschaffen. Einige sind unverzichtbar, andere können Sie je nach Art der Erfahrung, die Sie dem Teilnehmer bieten wollen, einbeziehen.
- Unverzichtbar: Markierungsband/Zäune, Startnummern, Unfallversicherung, Erfrischungen, Preise, Start- und Zielsignalbögen (oder andere Formen der Signalisierung), Zeitmessung, Personal (Personal vor, während und nach dem Rennen für die verschiedenen Zonen und Funktionen).
- Optional: T-Shirts, Firmenmaterial, Begrüßungspaket, Personal wie Sprecher und Fotografen, audiovisuelles Material (Musik oder Unterhaltung während des Rennens).
6) Kommunikation mit den Teilnehmern
Auch wenn die Werbung für das Rennen in den lokalen Medien und auf den Websites der Branche vor und nach der Veranstaltung sehr wichtig ist, um die erzielten Ergebnisse zu verbreiten, dürfen wir unseren wichtigsten Kunden nicht vergessen: die Teilnehmer des Rennens!
Es ist wichtig, dass sie die Bestätigungs-E-Mail und alle notwendigen Informationen erhalten (Tag der Veranstaltung, Anweisungen, Bedingungen im Falle einer Nichtteilnahme, Abholung der Startnummer usw.).
Sie können entscheiden, ob Sie nacheinander E-Mails mit Neuigkeiten aus der Welt des Laufsports, Trainingsplänen, Herausforderungen und allem anderen, was Sie im Hinblick auf den Tag der Veranstaltung motivieren könnte, versenden möchten.
Darüber hinaus müssen alle Änderungen oder Modifikationen des Rennens im Voraus mitgeteilt werden. Und nach dem Rennen? Bedanken Sie sich bei den Teilnehmern und senden Sie ihnen die notwendigen Links, um die Ranglisten und Fotos oder Videos anzusehen.
7) Nach dem Rennen
Nach der Veranstaltung ist es wichtig, Daten über die Ergebnisse zu sammeln und die Höhepunkte des Rennens zu kommunizieren.
Es ist ratsam, Fotos und Veröffentlichungen in den sozialen Medien zu veröffentlichen, um sich bei den Läufern und Sponsoren zu bedanken, und Pressemitteilungen an interessierte Medien weiterzuleiten, um neue Investitionen in künftige Veranstaltungen zu gewinnen. In diesem Sinne ist es wichtig, Feedback zu positiven und negativen Aspekten zu sammeln.
Eine gute Idee ist es, den Läufern eine Feedback-Umfrage zu schicken. Es ist auch ratsam, eine für Sponsoren zu machen.
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