5 elementos chave para planear um evento desportivo

Um evento permite que reúnas o teu público-alvo em torno de uma celebração ou atividade de entretenimento. Embora existam vários formatos e atividades que podem requerer uma atenção mais específica, existem algumas orientações base que deves respeitar sempre no teu planeamento e organização para que seja o evento seja um sucesso.

Para ser mais prático, explicaremos estas 5 etapas com base no planeamento de um evento desportivo. Como en la mayoría de los grandes eventos enfocados hacia el ocio y el entretenimiento, cuando organices un evento, tendrás que centrarte en la búsqueda de patrocinadores que rentabilicen tu carrera, torneo, competición o masterclass. Además, tendrás que obtener los permisos necesarios del Ayuntamiento correspondiente o instalación para celebrarlo.

É por isso que recomendamos que sigas estas 5 chaves com base na nossa experiência no planeamento de eventos desportivos. Eles ajudar-te-ão a concentrar no que é mais importante, enquanto as restantes tarefas seguirão uma execução organizada e fluida.

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5 elementos-chave do planeamento de um evento desportivo

1.Familiariza-te com o formato que vais organizar, no nosso caso, desporto.

Não estás a lidar apenas com uma ampla gama de desportos, mas também com uma variedade considerável de eventos que podem ser realizados. Podes optar por um evento de curto prazo desde um torneio de vários dias, ccom características próprias e singulares. Ou por outro lado, podes optar por uma competição ou classificação de longa duração com vários eventos desportivos ligados.

É aconselhável que, à medida que fores ganhando experiência, experimentes novos formatos nos desportos que mais dominas. Posteriormente, poderás experimentar novas modalidades desportivas com especialistas ou profissionais da modalidade, que te ajudarão a ter em consideração os detalhes que os utilizadores exigirão nesse nicho desportivo.

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2. Define o teu coordenador de eventos ou contrata um especialista.

Como mencionamos no início, precisarás de um responsável pelas tarefas com menor impacto, para que te possas concentrar no que é realmente importante, como patrocínios, preparação da proposta de patrocínio, autorizações e estratégia de aquisição de utilizarores.

Para isso, recomendamos a contratação de uma pessoa para te apoiar na logística do teu evento desportivo. As suas tarefas e responsabilidades devem ser perfeitamente definidas:

  • Gestão de recursos materiais, como bolas de pádel, prémios, catering e troféus em torneios de pádel.
  • Montagem e desmontagem do material fundamental para a execução do evento, como por exemplo lonas, megafones, cercas, arcos e iluminação de pista de corrida.
  • Gerenciamento da equipa de apoio ao evento.

Em muitos casos, podes confiar estas tarefas a uma pessoa com ligação às instalações onde o evento é realizado ou a um profissional do desporte em questão, com experiência no planeamento de eventos desportivos..

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3. Estabelece o objetivo do teu evento antes de fazer a previsão financeira.

Pode-se optar por um objetivo de negócio, procurando retorno económico do evento, ou por um objetivo estratégico, com o qual atingir um elevado número de utilizadores.

Esta decisão será determinada dependendo se o teu objetivo é comunicar uma novidade, ter mais reconhecimento da marca ou obter um retorno económico direto da ação o el tipo de evento esportivo
que você está planejando.

Ao planear e organizar o restante das tarefas do teu evento desportivo, este objetivo marcará decisões importantes como atrair patrocinadores em maior ou menor grau.

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4. Pensa na experiência do utilizador "antes, durante e depois" do evento.

Conhecido como a “Jornada do Cliente”, este processo vai te dar as expectativas que o teu utilizador terá e quando poderás surpreendê-lo com algo diferente.

Obtem a ajuda de um desportista profissional para te dizer como é a experiência por dentro e planeia com ele todas as tarefas que devem ser realizadas. Será fundamental que atendas às expectativas nesses pontos críticos do evento.

5. Define e programa a tua estratégia de atração.

Trata-se de saber perfeitamente em que canais vais comunicar com os teus potenciais utilizadores para saberem que o teu evento está prestes a começar ou em que plataformas irás aparecer.... Irás aparecer nas redes sociais com uma campanha paga ou através de colaboradores, irás aplicar um desconto especial para utilizadores que já participaram em eventos anteriores, e quando deves estabelecer um deadline para um número mínimo de participantes?

Estas são perguntas que precisam ser respondidas no planeamento de um evento desportivo, e que te com uma programação organizada.

Organiza o teu evento desportivo!

Liga-te aos teus clientes através do desporto.

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