Die 5 Schlüssel zur Planung von Sportveranstaltungen
Die Planung einer Veranstaltung ist nicht einfach. Deshalb sollte die Planung von Sportveranstaltungen klar und übersichtlich sein.
Eine Veranstaltung ermöglicht es Ihnen, Ihre Zielgruppe im Rahmen einer Feier oder einer Unterhaltungsaktivität zu versammeln. Obwohl es verschiedene Formate und Aktivitäten gibt, auf die Sie sich bei Ihrer Veranstaltung konzentrieren können, gibt es einige Richtlinien, die Sie bei der Planung und Organisation Ihrer Veranstaltung immer beachten sollten, damit sie ein Erfolg wird.
Schritte zur Planung von Sportveranstaltungen
Aus praktischen Gründen werden wir diese 5 Schritte bei der Planung von Sportveranstaltungen durchgehen. Wie bei den meisten großen Freizeit- und Unterhaltungsveranstaltungen müssen Sie sich bei der Organisation einer Veranstaltung darauf konzentrieren, Sponsoren zu finden, damit Ihr Rennen, Turnier, Wettbewerb oder Meisterkurs rentabel wird. Außerdem müssen Sie die erforderlichen Genehmigungen bei der entsprechenden Gemeinde oder Einrichtung einholen.
Deshalb empfehlen wir Ihnen, diese 5 Schlüssel zu befolgen, die auf unserer Erfahrung als Unternehmen für Sportveranstaltungen basieren. Sie helfen Ihnen, sich auf das Wichtigste bei der Planung Ihrer Sportveranstaltung zu konzentrieren, während der Rest der Aufgaben einer organisierten Durchführung folgt.
5 Schlüssel zur Planung von Sportveranstaltungen
1. Kennen Sie das Format, das Sie durchführen wollen, in unserem Fall Sport.
Dies ist einer der wichtigsten Schlüssel zur Planung von Sportveranstaltungen. Sie haben es nicht nur mit einer breiten Palette von Sportarten zu tun, sondern auch mit einer beträchtlichen Vielfalt von Modalitäten. Sie können sich für eine Veranstaltung von kurzer Dauer entscheiden, indem Sie zum Beispiel einen Volkslauf mit den entsprechenden Variablen bis hin zu einem Sporttag organisieren. Andererseits können Sie sich für einen langfristigen Wettbewerb oder eine Rangliste mit mehreren miteinander verbundenen Sportereignissen entscheiden.
Es ist ratsam, dass Sie mit zunehmender Erfahrung neue Formate der Sportarten ausprobieren, die Sie am besten beherrschen. Danach können Sie neue Sportarten mit Hilfe von Experten oder Fachleuten in dieser Sportartausprobieren, die Ihnen helfen, die Details zu berücksichtigen, die die Nutzer in dieser Sportnische verlangen.
2. Legen Sie die Rolle Ihres Veranstaltungskoordinators fest oder engagieren Sie einen Experten.
Wie eingangs erwähnt, brauchen Sie eine Person, die für die Aufgaben zuständig ist, zu denen Sie weniger beitragen, damit Sie sich auf das konzentrieren können, was wirklich wichtig ist, z. B. Sponsoren und die Ausarbeitung des Sponsoringvorschlags, der Genehmigungen und der Strategie für die Teilnehmerakquisition.
Dazu empfehlen wir Ihnen, eine Person zu engagieren, die Sie bei der Logistik Ihrer Sportveranstaltungunterstützt. Ihre Aufgaben und Zuständigkeiten sollten genau definiert sein:
- Verwaltung der materiellen Ressourcen, wie z. B. Padelbälle, Preise, Verpflegung und Trophäen bei einem Padel-Turnier.
- Auf- und Abbau des Grundmaterials für die Durchführung der Veranstaltung, wie z. B. die Montage von Planen, Lautsprecheranlage, Zäunen, Bögen und Beschilderung eines Volkslaufs.
- Verwaltung des Hilfspersonals der Veranstaltung.
In vielen Fällen können Sie diese Aufgaben einer Person anvertrauen, die mit den Einrichtungen, in denen die Veranstaltung stattfinden wird, in Verbindung steht, oder einem Fachmann der betreffenden Sportart, der Erfahrung mit der Planung und Organisation von Sportveranstaltungen hat.
3. Legen Sie das Ziel Ihrer Veranstaltung fest, bevor Sie die Finanzplanung vornehmen.
Sie können sich für ein geschäftliches Ziel entscheiden, um die Veranstaltung finanziell rentabel zu machen, oder für ein strategisches Ziel, um eine große Masse von Teilnehmern zu erreichen.
Diese Entscheidung hängt davon ab, ob Sie eine Neuheit kommunizieren wollen, eine größere Markenpräsenz anstreben, einen direkten wirtschaftlichen Nutzen aus der Aktion ziehen wollen oder welche Art von Sportveranstaltung Sie planen.
Bei der Planung der übrigen Aufgaben Ihres Sportereignisses wird dieses Ziel wichtige Entscheidungen bestimmen, z. B. ob Sie in größerem oder kleinerem Umfang Sponsoren anziehen.
4. Denken Sie an das Teilnehmererlebnis "vor, während und nach" der Veranstaltung.
Dieser Prozess, der auch als Customer Journey bezeichnet wird, zeigt Ihnen, welche Erwartungen Ihre Nutzer haben und wann Sie sie mit etwas anderem überraschen können.
Lassen Sie sich von einem Sportprofi erzählen, wie es ist, und planen Sie gemeinsam mit ihm alle anfallenden Aufgaben. Es ist wichtig, dass Sie die Erwartungen an diesen kritischen Punkten der Veranstaltung erfüllen.
5. Definieren und planen Sie Ihre Einstellungsstrategie.
Dazu gehört, dass Sie genau wissen, über welche Kanäle Sie Ihren potenziellen Teilnehmern mitteilen, dass Ihr Sportereignis beginnt... in welchen Medien werde ich erscheinen, werde ich in den sozialen Netzwerken mit einer bezahlten Kampagne oder über Mitarbeiter erscheinen, werde ich Nutzern, die bereits an früheren Veranstaltungen teilgenommen haben, einen Sonderrabatt gewähren, wann halte ich meine Frist für das Erreichen einer Mindestteilnehmerzahl für gekommen?
Dies sind Fragen, die bei der Planung von Sportveranstaltungen beantwortet werden müssen und die Sie dazu bringen, einen organisierten Kalender zu verfolgen.
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